Komplet faktur klientów z KSeF.
Braki widać od razu.

Faktury pobierają się same

Co 30 minut pobieramy z KSeF 2.0 faktury sprzedażowe i zakupowe wszystkich klientów biura. Nie musisz czekać do końca miesiąca. Pobranie całego miesiąca możesz też uruchomić ręcznie. Historia pobrań pokazuje wynik każdego pobrania dla każdego klienta. Gdy KSeF odmówi, komunikat po polsku podpowiada, co sprawdzić. Właściciel biura może jednym przełącznikiem wstrzymać całą automatyczną pracę aplikacji.

Z KSeF łączysz się własnym certyfikatem albo tokenem KSeF. Obsługujemy certyfikaty w praktycznie każdym formacie pliku od wystawcy, także certyfikaty osobiste. Fakturoskop tylko odczytuje faktury. Niczego nie wystawia ani nie zmienia. W tabeli „Dostęp klientów do KSeF” widzisz, którzy klienci nadali uprawnienia Twojemu biuru.

Braki i ryzyka trafiają do jednej kolumny

Porównujemy faktury, które wpłynęły do KSeF, z dokumentami, których oczekujesz od klienta. W kolumnie „Do wyjaśnienia” liczymy brakujące dokumenty, duplikaty, luki w numeracji sprzedaży i anomalie w zakupach. Przykład: dostawca wystawiał fakturę co miesiąc, a w tym miesiącu nie przyszła żadna. Pełną listę pozycji znajdziesz w raporcie miesiąca i w podglądzie przypomnień. Paragony, wyciągi czy potwierdzenia ZUS oznaczasz jako dokumenty cykliczne. Gdy dotrą, odnotowujesz ich odbiór ręcznie albo importujesz plik CSV z rejestru dokumentów.

Faktura z tym samym numerem, od tego samego dostawcy i na tę samą kwotę trafia na listę, dopóki nie wyłączysz u klienta kontroli duplikatów. Inaczej jest z „możliwymi duplikatami”. To faktury na tę samą kwotę, ale z różnymi numerami, na przykład za dwa tankowania po 100 zł. Takie pozycje wyciszasz progiem kwotowym i listą wykluczonych NIP-ów. Ustawiasz je w szablonie biura i w razie potrzeby doprecyzowujesz dla konkretnego klienta.

Wychwytujemy ryzyka podatkowe

Sprawdzamy status VAT klientów i ich kontrahentów w wykazie Ministerstwa Finansów, czyli na białej liście. Jeśli kontrahent przestaje być czynnym podatnikiem albo przychodzi nowa faktura zakupowa od sprzedawcy spoza wykazu, wysyłamy Ci e-mail. Dowiadujesz się o tym, zanim klient zapłaci. Identyfikator zapytania MF zapisujemy jako dowód należytej staranności.

Przy fakturach powyżej 15 000 zł sprawdzamy każdy rachunek sprzedawcy i pokazujemy, czy jest na białej liście. Faktury w walutach obcych przeliczamy po średnim kursie NBP.

Przy takich fakturach widzisz też pozycje z kodami wpisanymi przez sprzedawcę: PKWiU, GTU i znacznikiem załącznika 15. Nie musisz w tym celu otwierać KSeF. Oznaczamy faktury, przy których kody wskazują na załącznik 15, a brakuje adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”.

Gdy sprzedawca nie wpisał kodów, możesz włączyć podpowiedź AI. Do modelu przekazujemy wtedy tylko nazwy towarów lub usług z faktury — bez kwot. Model sprawdza, czy pozycja pasuje do załącznika 15. Wskazanie AI to podpowiedź, a nie werdykt. Faktura zostaje na liście do sprawdzenia. Fakturoskop tylko sygnalizuje. Brak sygnału nie oznacza, że obowiązku MPP nie ma. Decyzję „podlega / nie podlega MPP” podejmujesz Ty.

Pokazujemy też sygnały błędnej stawki VAT. Dotyczą trzech sytuacji: klient zwolniony z VAT wystawia faktury z VAT, klient kupuje z VAT od podmiotu zwolnionego albo nabywca z numerem VAT-UE dostaje fakturę z polską stawką. Na pulpicie oznaczamy je czerwoną plakietką „VAT!”.

Wpłaty dopasowują się do faktur

Wgrywasz wyciąg bankowy w formacie MT940, a Fakturoskop dopasowuje wpłaty do faktur sprzedażowych. Automatycznie rozpoznajemy odmiany formatu i kodowania polskich znaków stosowane w bankach, m.in. w PKO BP, Pekao, mBanku, ING i Santanderze. Jeśli wgrasz ten sam plik drugi raz, wpłaty się nie zdublują.

Widzisz to, czego nie pokazuje sam KSeF: wpłaty bez faktury sprzedażowej i faktury niezapłacone po terminie. Termin ustawiasz domyślnie dla całego biura albo osobno dla każdego klienta. Ostrzegamy tylko wtedy, gdy wyciągi obejmują cały sprawdzany okres. Dzięki temu nie wyciągamy wniosków z niepełnych danych.

Przypomnienia i raport trafiają do klientów

Klienci z zaległościami dostają uprzejme przypomnienie z listą pozycji do uzupełnienia i podpisem Twojego biura. W podglądzie zaznaczasz, kto je otrzyma. Klient, który dostał przypomnienie w ostatnich 7 dniach, jest domyślnie odznaczony. Jeśli klient zrezygnuje z przypomnień, zapamiętujemy to na stałe. Wiadomości wysyłasz z Fakturoskopu, a odpowiedzi trafiają na adres biura. Możesz też pobrać paczkę gotowych wiadomości w formacie .eml i wysłać je z własnej skrzynki. Potem zaznaczasz, które z nich wyszły, a one trafiają do dziennika wysyłek.

Raport PDF dla firmy klienta tworzysz jednym kliknięciem. Raport ma logo, kolory i podpis biura. Gdy to potrzebne, zawiera też listę faktur do zapłaty w podzielonej płatności, oznaczonych przez sprzedawcę albo potwierdzonych przez Ciebie. W ten sam sposób pobierzesz zbiorczy raport biura za dowolny miesiąc. Znajdziesz w nim oceny klientów, pozycje do wyjaśnienia, wyniki sprawdzenia białej listy i transakcje powyżej 15 000 zł z oceną MPP. Dane z pulpitu, łącznie z obrotami klientów, wyeksportujesz do pliku CSV.

Kwoty do zapłaty trafiają do klientów

Kwoty ZUS, PPK, PIT-4, podatku dochodowego i VAT wpisujesz Ty. Fakturoskop ich nie oblicza. Podpowiada za to ustawowy termin płatności. Termin wypadający w weekend lub święto przesuwamy na następny dzień roboczy. Dla składek ZUS ustawiasz u klienta 15. albo 20. dzień miesiąca.

Klient dostaje jeden e-mail z kwotami, terminami i danymi do przelewów, podpisany przez Twoje biuro. Gdy poprawisz kwotę po wysyłce, kolejny e-mail zawiera tylko zmiany i poprzednią kwotę. Wiadomości wysyłasz z Fakturoskopu albo pobierasz paczkę .eml i wysyłasz ją z własnej skrzynki.

Plan pracy zespołu pilnuje terminów

Każdy klient ma co miesiąc listę kroków do zrobienia, od listy braków po JPK_V7. Zaczynasz od wzorcowego planu i dopasowujesz go do swojego biura. Profil klienta decyduje, które kroki go dotyczą. Liczy się to, czy klient zatrudnia pracowników, jak rozlicza VAT i czy prowadzisz dla niego pełną księgowość. Termin wypadający w weekend lub święto przesuwamy na poprzedni dzień roboczy.

Klientom przypisujesz opiekunów. Pracownik zaczyna od swoich zadań, a właściciel biura od zadań całego zespołu. Plan miesiąca pokazuje w jednej tabeli wszystkich klientów i wszystkie kroki. Część kroków zamyka się sama, gdy jest na to dowód: wysłane przypomnienie, wysłana kwota albo komplet dokumentów od klienta. W dni robocze rano dostajesz e-mail z zadaniami po terminie i z bliskim terminem. Gdy nic nie czeka, e-mail nie przychodzi. Możesz go wyłączyć na swoim koncie.